Сервис по быстрому подписанию документов с помощью ЭЦП онлайн и бесплатно доступен по ссылке — https://dobyto.ru/sign/
Вы можете оформить электронный трудовой договор и заверить его подписанием с ЭЦП, если на это согласен работник. Согласие оформляется письменно в процессе приема на работу. Но если у нового сотрудника отсутствует стаж на 31.12 2021 года, то вместо получения согласия вы можете уведомить его о подключении к КЭДО.
Обязательные условия для оформления электронных договоров
Сразу скажем, что вы до сих пор можете работать с бумажными документами. В этом случае договор, подписанный директоров, нужно лично вручить работники (например, через кадровика). Это не слишком хлопотно, хотя занимает больше времени, чем работа в КЭДО. Письменный договор всегда нужно оформлять в двух экземплярах.
Намного проще идет оформление и подписание документов в сервисе Добыто ЭДО:
- в базе есть готовые шаблоны договоров для разных категорий сотрудников, от руководителя до обслуживающего персонала;
- опытному кадровику нужно несколько минут, чтобы внести в документ все обязательные сведения (большинство из них система подставит сама);
- готовый договор будет доступен директору для подписания в личном кабинете;
- когда руководитель заверит документ УКЭП, его нужно загрузить в личный кабинет работника.
Аналогичным образом вы можете оформлять и подписывать дополнительные соглашения к договорам.
Обязательное условие для оформления электронных документов – письменное согласие или уведомление сотрудника. Их нужно оформить в первые дни после приема на работу. Если у работника есть стаж до 31.12.2021 года, он может отказаться от такого формата документооборота. Соответственно, вам придется разъяснять о преимуществах и безопасности ЭДО, либо оформлять документы на бумаге.
Все системы и сервисы КЭДО должны отвечать требованиям законодательства и стандартов. Со своей стороны, вы обязаны:
- соблюдать правила работы с персональными данными;
- использовать для подписания УКЭП, а в отдельных случаях и УНЭП;
- подключить сотрудника к сервису КЭДО, научить работать с личным кабинетом;
- заполнять и сдавать отчетность в ФНС и Социальный фонд РФ (тоже в электронном виде).
Обязательные условия трудовых договоров описаны в ТК РФ. Их нужно соблюдать при оформлении как электронных, так и бумажных документов. Учтите, что все расходы на внедрение и использование КЭДО возлагаются на вас, как на работодателя. Нельзя требовать с сотрудника плату за выдачу каких-либо документов, в том числе оригинала или копии трудового договора.
Подписанный документ вы будете хранить в электронном архиве КЭДО. Работник будет видеть его в личном кабинете. Также он может запросить выписки и справки, подтверждающие факт приема на работу, стаж или другие сведения. На выдачу документов по запросу у вас есть не более 3 дней.
Запишите контакты для связи, чтобы быстро перейти на электронный кадровый документооборот: сервисы «Добыто», телефон +7-(499)-110-38-07, адрес электронной почты info@dobyto.ru, сайт dobyto.ru, телеграм канал — https://t.me/dobyto.
